An durchschnittlich 62 Meetings pro Monat nimmt jeder Angestellte laut einer Zeitmanagement-Studie teil. Dafür „vergeudet“ er, so die Selbsteinschätzung, 31 Stunden pro Monat, die ihn von seiner eigentlichen Arbeit abhalten. Eine professionelle Organisation kann Abhilfe schaffen.

Insbesondere bei komplexen Bauaufgaben sind neben den offiziellen Besprechungen mit dem Auftraggeber auch regelmäßige interne Baubesprechungen unverzichtbar. Wenn sie schnell zu Ergebnissen führten, würde wohl kaum jemand murren. Chaotischen Zusammentreffen ohne Punkt und Komma ist daher ein gut vorbereiteter Jour-fixe vorzuziehen. Den können Führungskräfte recht einfach in fünf Schritten strukturieren.

Eine im Vorfeld versandte Tagesordnung, welche die Anliegen aller Gesprächsteilnehmer berücksichtigt, unterstützt in der Bürobesprechung die Konzentration auf die akuten Themen und schützt vor Verzettelung. Teilnehmer sollten immer nur die relevanten Kollegen sein. Dem Jour-fixe immanent ist die Definition eines Zeitfensters. Dazu gehört eine klare Terminierung der einzelnen Tagesordnungspunkte nach Priorität. Fangen sie pünktlich an, denn dann nehmen Sie notorischen Nachzüglern den Wind aus den Segeln. Und enden Sie innerhalb des Zeitplans. Dann wissen Kollegen, dass sie keine Zeit „vergeuden“. Am Ende gibt es ein Protokoll, das vor dem Vergessen und somit vor häufigen Nachfragen schützt und die Aufgaben klar an die dafür zuständigen Personen koppelt.

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