Deadline, Jour Fixe, Baustellenbetreuung – manchmal kommt alles auf einmal. Nach einem anstrengenden Tag haben Sie das Gefühl keinen Schritt weiter gekommen zu sein? Ein aufgeräumtes und gut organisiertes Büro steigert die Effizienz Ihres Unternehmens und erleichtert das Planer-Dasein. Mit unseren Tipps bringen Sie Licht in das Dunkel Ihres Schreibtisches und entwirren das Chaos in Ihrem Terminkalender.  

Das Email-Postfach quillt über, auf dem Tischt stapeln sich die Ablage-Türme und der Computer-Desktop ist ein Meer an Dateien – ein angeborenes Talent zum Ordnung-Halten ist nicht jedem gegeben. Doch was unabdinglich ist für ein erfolgreiches und repräsentatives Büro, kann trainiert werden wie ein Muskel.
Berufliches und Privates trennen – davon träumen viele Planer und führen aus diesem Grund zwei unterschiedliche Terminkalender. Doch Ihre Zeit ist nun mal nur einmal vorhanden. Getrennte Kalender machen deswegen nur wenig Sinn. Führen Sie alle Termine in einem Kalender zusammen – so bewahren Sie den Überblick. Elektronische Kalender sind zudem flexibler zu handhaben und einfacher zu sichern, als die Taschen-Variante.
Für Ihr IT-System empfiehlt es sich, gemeinsam mit dem Team eine logische und einfache Ordner- und Laufwerkstruktur zu erarbeiten, wobei auch die Benennung von Dateien einem einheitlichen Muster folgen sollte. Verknüpfungen zu aktuellen Projekten auf Ihrem persönlichen Desktop gestalten den Zugriff auf die Dateien noch schneller und unkomplizierter.
Auf Ihrem Schreibtisch ist Ausmisten das A&O. Welche Unterlagen sind relevant und welche verbauen nur den Blick auf das Wesentliche? Ein regelmäßiger Office-Clearing-Day schafft Klarheit und Routine. Nehmen Sie sich außerdem jeden Abend ein paar Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. So starten Sie auch gedanklich in den Feierabend und können am nächsten Morgen direkt zur Tat schreiten.
Auch in Bezug auf Ihr Email-Postfach sollten Sie Loslassen üben. Markieren Sie noch zu erledigende Nachrichten und verschieben sie den Rest in Unterordner. Für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen empfiehlt sich die Verwendung eines Chattools, um die Anzahl ankommender Email auf das Nötigste herunterzuschrauben.  

Die Büroinhaltsversicherung der AIA sichert den „Einrichtungsbestand“ des Architektur-/Ingenieurbüros. Zusätzlich besteht Versicherungsschutz für schadenbedingte Betriebsunterbrechungen.
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